ORGANIZACJA WYDARZEŃ

REZERWACJA AULI

Rezerwacja auli A1, A2, A3, A4 lub A5 następuje po wypełnieniu i przesłaniu formularza dostępnego na stronie https://forms.office.com/e/ciSswhjuY6
Rezerwacja sali Rady Wydziału (auli A5) wymaga dodatkowo zgody Dziekana Wydziału (zgodnie z Zarządzeniem nr 42 z 18.II.2019 r.).
Rezerwacja możliwa jest jedynie w terminie, który nie koliduje z obowiązkami dydaktycznymi lub wydarzeniami o charakterze ogólnowydziałowym lub ogólnouniwersyteckim.
Rezerwacja prowadzona jest wyłącznie w sekretariacie Dziekana (pokój 3.19).
Rezerwacji na organizowane wydarzenie należy dokonać z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej tydzień przed planowaną datą wydarzerzenia).

Rezerwacji sal należy dokonać z odpowiednim wyprzedzeniem w sekretariacie kierunku/ów, do których przypisana jest sala.
Informacje o kierunku, do którego przypisana jest dana sala uzyskać można w każdym sekretariacie oraz w Dziale ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej – pokój 3.14.
Rezerwacji przestrzeni na korytarzach należy dokonywać w Dziale ds. Obsługi Administracyjno-informatycznej, u Pani Anety Sadach (pokój 3.14).
Wynajmujący salę zobowiązany jest do utrzymania porządku oraz przywrócenia pomieszczenia do stanu pierwotnego pod względem aranżacji po zakończeniu zajęć lub organizowanego wydarzenia.

Informatycy oraz technicy Wydziałowi dostępni są na Wydziale w dni robocze w godzinach 8.00 – 15.30 i w tych godzinach służą bezpłatną pomocą techniczną.
Zapewnienie stałej (tj. obecności w miejscu wydarzenia) obsługi technicznej podczas wydarzenia i/lub obsługi poza godzinami pracy (w tym w weekendy) wymaga osobnej umowy organizatora wydarzenia z informatykami/technikami oraz dodatkowego wynagrodzenia.

Wynajmujący ma obowiązek przekazać dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za organizację wydarzenia (imię, nazwisko, nr telefonu) do Działu ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej, do Pani Anety Sadach (pokój 3.14).
Wszelkie szczegóły techniczne niezbędne do organizacji wydarzenia (ławki do rejestracji, cateringu, wskazanie miejsca podłączenia prądu, podanie numerów sal dydaktycznych w celu przygotowania przez służby sprzątające itp.) należy zgłosić w Dziale ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej, u p. Anety Sadach (pokój 3.14) co najmniej 7 dni przed wydarzeniem.
Jeśli w ramach organizowanego wydarzenia planowane jest korzystanie z obsługi cateringowej, należy również podać nazwę firmy oraz kontakt do osoby będącej pracownikiem firmy cateringowej obsługującej wydarzenie.
Obsługa cateringowa wydarzenia organizowana jest na korytarzach. W wyjątkowych przypadkach możliwa jest zgoda na organizację cateringu w sali dydaktycznej, pod warunkiem że organizator wydarzenia podpisze oświadczenie, że po zakończeniu wydarzenia sala dydaktyczna zostanie posprzątana oraz przywrócona do stanu pierwotnego pod względem aranżacji.

Jednostki Wydziału nie są obciążane kosztami wynajmu sal na wydarzenia organizowane na potrzeby pracowników, doktorantów lub studentów wydziału. W budżecie organizowanego wydarzenia należy jednak uwzględnić płatność za zamawiane materiały promocyjne oraz ewentualną dodatkową (poza godzinami pracy) obsługę techniczną.
Wynajem powierzchni (sal i/lub korytarzy) przez osoby/instytucje zewnętrzne wymaga zawarcia umowy oraz wniesienia opłaty zgodnej z obowiązującym cennikiem lub ustalonej indywidualnie z władzami Wydziału Filologicznego. Opłata nie może być niższa niż podstawowe koszty przygotowania tych powierzchni do wynajmu.